องค์กรคุณกำลังพบปัญหา Report Proliferation Syndrome อยู่หรือเปล่า?

หนึ่งในลักษณะอาการที่มักพบได้ทั่วไปตามองค์กรที่เริ่มเอาระบบ IT เข้ามาใช้งาน คือการเติบโตลุกลามของรายงานแบบต่างๆ ผมเรียกเอาเองว่า Report Proliferation Syndrome มาดูลักษณะปัญหา พร้อมแนวทางแก้ไข

ลักษณะของ Report Proliferation Syndrome

  • มีรายงานอยู่เป็นจำนวนมาก แต่ละรายงานมีความแตกต่างกันไม่มากนัก
  • ข้อมูลพื้นฐานในแต่ละรายงาน มีความซ้ำซ้อนกันสูง อาจแตกต่างกันเพียงเล็กน้อยในการนำเสนอ
  • รายงานแต่ละฉบับถูกปรับแต่งจนถูกใจผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง หรือกลุ่มใดกลุ่มหรือโดยเฉพาะ
  • ผู้ใช้ใหม่ๆ เกิดความรู้สึกว่า มีรายงาน “เยอะจนเลือกไม่ถูก” สุดท้ายก็จะขอรายงานที่ปรับแต่งให้เหมาะกับตัวเอง เพิ่มจำนวนรายงานเข้าไปอีก
  • จำเป็นต้องใช้เวลาในการอภิปรายกันว่า ทำไมข้อมูลอย่างเดียวกันจากรายงานสองฉบับ ถึงไม่ตรงกัน

ความเป็นมาและสาเหตุ

มักพบได้ในองค์กรที่เพิ่งนำระบบงานพื้นฐาน (อาจจะเป็น ERP หรืออาจจะเป็นแค่ระบบบัญชี ระบบขาย) เข้ามาใช้ได้ไม่นาน Transaction System เริ่มจะนิ่ง และเมื่อเริ่มทำงานโดยใช้ระบบ IT ได้ จะเริ่มมีการขอรายงานแบบต่างๆ จากผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้องแต่ละฝ่าย เริ่มมีการขอปรับปรุงแก้ไข และที่สำคัญขอรายงานแบบใหม่ๆ จากระบบ

ระบบงานไม่ว่าใหญ่หรือเล็กแค่ไหน ก็มักจะมีมาพร้อมกับรายงานจำนวนหนึ่งอยู่แล้ว ถ้าระบบงานออกแบบมาดี มักจะสามารถเปิดให้ผู้ใช้ทำการ customize หรือสร้างรายงานเพิ่มได้เองโดยไม่ยากนัก

ภาระจึงมาตกอยู่กับเจ้าหน้าที่ทางด้าน IT ในองค์กร ที่ต้องใช้เวลามากขึ้นๆ ในการสร้างรายงานแบบต่างๆ แตกต่างกันไปตามความต้องการที่แตกต่างกันของผู้ใช้แต่ละคน หรือแต่ละกลุ่ม และน้อยครั้งมากๆ ที่จะมีการลบ หรือยกเลิกรายงานที่ไม่เป็นที่ต้องการแล้วออกไป

แล้วทำไมถึงเป็นปัญหา

ก็แล้วถ้ามีจำนวนรายงานมาก มันเป็นปัญหาอย่างไร?

  • ปัญหาค่าใช้จ่าย หากมีการสร้างรายงานที่มีลักษณะซ้ำซ้อนกันมากๆ แน่นอนว่า ค่าใช้จ่ายก็เพิ่มสูงขึ้นด้วย ไม่ว่าจะเป็นค่าการออกแบบรายงาน การทดสอบ การปรับปรุงข้อมูลทุกรอบ การกระจายรายงาน ยิ่งจำนวนรายงานมากขึ้น ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ก็เพิ่มมากขึ้นด้วย แต่เนื่องจากค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักมองไม่เห็นเด่นชัด ถูกผูกรวมเข้าไปในค่าเซิร์ฟเวอร์ ค่าแรงเจ้าหน้าที่ IT จึงทำให้น้อยคนจะเห็นปัญหานี้ องค์กรใหญ่หลายองค์กรจำเป็นต้องจ้างเจ้าหน้าที่มาเพื่อจัดการเกี่ยวกับรายงานเหล่านี้โดยเฉพาะ
  • ลดทอนประสิทธิภาพขององค์กร การมีข้อมูลคล้ายๆ กันซ้ำซ้อนกันมากเกินไป ทำให้เกิดปัญหาภาวะบวมข้อมูล (Infobesity) ส่งผลกระทบทั้งในระดับบุคคลและต่อองค์กร

 

แนวทางการแก้ไข

ลงทุนวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ โดยเน้นไปที่การสร้างรายงานเพื่อสนับสนุน “ขั้นตอนการตัดสินใจ”

แทนที่จะเป็นการสร้างรายงานตามชนิดและรูปแบบของข้อมูล เรียกง่ายๆ ว่าทำขั้นตอนการตัดสินใจให้เป็นมาตรฐานแล้วค่อยสร้างรายงานที่สอดคล้องกับการตัดสินใจนั้นๆ วิธีนี้จะลดงานของผู้ใช้ลง การรวบรวมนำเสนอข้อมูลจะกลายเป็นหน้าที่ของระบบ ผู้ใช้ทำหน้าที่ตัดสินใจและลงมือทำตามกระบวนการทำงาน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะแสดงรายงานสินค้าคงคลัง แล้วปล่อยให้ผู้ใช้ไปคิดเอาเองว่า ควรสั่งซื้อสินค้าใดเพิ่มเติม ระบบที่ดีควรแสดงรายงาน สินค้าที่ต้องสั่งซื้อเพิ่มในสัปดาห์นี้ (เพราะเหลือคงคลังน้อย) หรือสินค้าที่ควร “งดสั่ง” (เพราะเหลือจำนวนมาก)

แยกเครื่องมือสำหรับรายงานมาตรฐาน เพื่อการตัดสินใจและการดำเนินงาน ออกจากเครื่องมือสำหรับการ “วิเคราะห์ และวางแผน”

รายงานมาตรฐาน หรือ standard reports ควรมีลักษณะใกล้ชิดกับการตัดสินใจอย่างมาก ผู้ใช้ควรอ่านรายงานแล้วตัดสินใจลงมือปฎิบัติได้ทันที แต่ในขณะเดียวกัน ก็ยังมีงานอีกกลุ่มหนึ่ง ที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลในลักษณะที่ไม่สามารถคาดเดาได้มาก่อน เช่นการวางแผน การสร้างแบบจำลอง what-if ในสถานการณ์ต่างๆ งานลักษณะนี้ ไม่ควรใช้รายงานมาตรฐานจากระบบ transaction แต่ควรใช้เครื่องมือจากระบบ business intelligence ที่สนับสนุนการเปลี่ยนมุมมองได้หลายรูปแบบเช่น การทำ slice & dice การทำ multi-dimensional analysis เป็นต้น

สรุป

หากองค์กรของคุณ ยังคงใช้รายงานมาตรฐานจากระบบงาน ERP เป็นเครื่องมือหลักในการดำเนินงาน และพบปัญหา report proliferation บางทีอาจถึงเวลาแล้ว ที่จะสังคายนา ลองดูว่าในบรรดารายงานจำนวนหลายสิบฉบับ หรือหลายร้อยรูปแบบ แตกต่างกันจริงๆ แค่ไหน รองรับกระบวนการทำงานที่แตกต่างกันกี่ process และถึงเวลาหรือยังที่จะต้องมองหา business intelligence solution เพิ่มเติม

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *